Rollebeskrivelse

Kommunikasjonsansvarlig har det overordnede ansvaret for festivalens grafiske profil, markedsføring, billettsalg og kontakt med pressen. Du leder markedsgruppa og kan delegere flere ting, men står til enhver tid ansvarlig for at oppgavene utføres. Du har ansvaret for resten av de frivillige i kommunikasjonsgruppa under festivalen, og skriver vaktlister til disse. Kommunikasjonsansvarlig jobber både før, under og etter festivalen for å gjøre Mandaljazz synlig.

Ansvarsområder

Artistslipp

• I samarbeid med bookingkomiteen har kommunikasjonsansvarlig ansvar for å lage en plan for hvilke artister som slippes når. Markedssjefen utfører disse artistslippene, og det skal legges ut på alle våre kanaler samt nettside og nyhetsbrev. Det er kommunikasjonsansvarlig sin jobb å få info om billetter ut i sosiale medier og promotere salget.

Sosiale medier

• Kommunikasjonsansvarlig står utenom artistslipp ganske fritt til hva slags innhold man ønsker og kan lage til sosiale medier i månedene før festival. Men vi ønsker å være synlige månedene i forkant da vi allerede i november/desember pleier å starte det første billettsalget. Når det nærmer seg festival er det ofte mye informasjon som skal ut og man har muligheten til å selge flere billetter, så hyppigheten på poster øker nærmere og nærmere festival. Ut fra dette lager du en strategi eller fremdriftsplan på hva som postes når.
• I tillegg har kommunikasjonsansvarlig ansvar for å poste ting på etterspørsel fra de andre gruppelederne - f.eks. info om mat og meny fra matansvarlig/baransvarlig, takkepost til våre sponsorer eller påmeldingsskjema for frivillige fra frivilligkoordinator. OBS: kommunikasjonsansvarlig har ikke nødvendigvis ansvaret for å lage alt dette, og kan kreve at gruppelederen som etterspør en post på sosiale medier leverer hele eller deler av teksten som ønskes postes samt et bilde eller video.
• Kommunikasjonsansvarlig jobber tett sammen med festivalsjef og nestleder (samt resten av komiteen) for å sørge for at festivalen har en tilgjengelig og helhetlig profil som passer Mandaljazz og våre verdier, og at alles interesser blir ivaretatt. Da spesielt med tanke på å gi nok og lovet oppmerksomhet til våre sponsorer, promotere for å få tak i nok frivillige, og ellers promotere for og generere til billettsalg.

Dialog med pressen

• Kommunikasjonsansvarlig skriver pressemeldinger og sender ut til både lokal og nasjonal presse. Dette kan f.eks. sendes ut når programmet er ferdig og sluppet, eller ved andre større eller spesielle anledninger for festivalen gjennom året som kan gi festivalen positiv omtale og synlighet. Man kan gjerne henvise til festivalsjef Eirik i pressemeldingen dersom de ønsker intervju.

Vaktlister

• Kommunikasjonsansvarlig har dialog med frivillige fotografer, videofotografer og eventuelt SoMe-folk i forkant av festival, finner ut hvem som kan jobbe når, og lager en vaktliste ut fra dette.
• Dersom noen er syke eller ikke kan møte opp, har kommunikasjonsansvarlig selv ansvar for å finne noen til å steppe inn dersom det er nødvendig.

Grafikk

• Kommunikasjonsansvarlig er ansvarlig for kommunikasjon og bestilling av print fra Sjograf. Dette gjelder alt av trykk på papir.
• Kommunikasjonsansvarlig har også ansvar for at mat- og barmenyer ferdigstilles i god tid til å lage disse grafisk og bestille, samt eventuelle flyers, plakater og programblad, eller andre ting som blir etterspurt fra andre gruppeledere.
• Kommunikasjonsansvarlig er vår eneste kontaktperson til Sjograf (leverandør av trykkmaterialer).
• Kommunikasjonsansvarlig er også nærmeste kontaktperson til kommunikasjonsfirmaet WHY Connect, som er Mandaljazz sin samarbeidspartner og sponsor. De har laget en tidløs grafisk profil til oss, og sponser hvert år med hjelp og utlån av diverse utstyr.

Annen informasjon

Som kommunikasjonsansvarlig er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Dine nærmeste ledere er festivalsjef og nestleder, men personalansvaret hviler på styret.