Rollebeskrivelse

Som artistansvarlig har du ansvaret for festivalens artister fra kontraktene er underskrevet til festivalen er ferdig avviklet. På dette tidspunktet har festivalsjefen allerede signert kontrakter med artistene og booket alle reiser og overnattinger, slik at dette faller utenfor artistansvarligs ansvarsområde. Festivalsjef lager også teknisk kjøreplan og setter lydprøvetidene.

Ansvarsområder

Forberedelser

• Melde fra til frivilligkoordinator ditt behov for frivillige før og under festivalen. Du skal ikke gjøre jobben alene!
• Få brief på de ulike artistene av booking/festivalsjef i forkant for å være godt forberedt på de ulike avtalene

Koordinere artistens reise og opphold

• Avtale adkomst/avreise med artistene og eventuelt koordinere transport. Festivalen tilbyr normalt ikke transport til/fra flyplass eller togstasjon, men i noen tilfeller vil det være aktuelt, eksempelvis for utenlandske artister. Da må behov for sjåfører meldes inn av artistsjef til frivilligkoordinator.
• Innhente ankomsttider og avreisetider for alle artister og enten vise dem til hotell/overnattingssted eller informere dem tilstrekkelig om dette.
• Informere artister om tidspunkter og steder for backstage, get-in, lydprøver, konserttider og annen relevant informasjon de trenger for å gjennomføre konserten

Backstage og bevertning

• Innhente spesielle behov fra artister for rider/servering backstage. NB! mandaljazz leverer ikke rider som spesifisert av artist, men bruker et eget standardutvalg. Utvalget er dersom artisten har spesielle behov, allergier, eller andre hensyn som gjør at vi må skaffe spesielle ting. Da gjør vi det. Artister er allerede informert i kontrakt om dette, men det skal gjentas i direkte kontakt med artisten. Eksempelvis må det spørres om å låne håndklær på et hotell og skaffes vannflasker og handles inn øl og vin til backstage. Vi pleier å bestille baguetter fra Nødings delikatesse!

• Booke bord på restaurant for middag/lunsj for de artistene som skal ha det, og passe på å informere restaurant om antall enheter som dekkes av mandaljazz.

• Rydde backstager og holde orden under festival og rigge ned etter festival

Konsertavvikling

• Være artistens kontaktpunkt til festivalen
• Sørge for at artister går på scenen i tide og avslutter i tide
• Være kontaktledd mellom artist og teknikere

Kontraktsarbeid (valgfritt)

• Artistsjef kan dersom hen vil, ta ansvar for å inngå kontrakter med artistene, og dermed overta ansvaret for artistene fra og med kontraktinngåelse (rundt påske). Dette innebærer å lage kontrakter for alle artister og sørge for at all dokumentasjon og alle avtaler blir gjort.

Annen informasjon

Som artistansvarlig er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Din nærmeste leder er festivalsjef, men personalansvaret hviler på styret.

Rollebeskrivelse

Som barsjef er du ansvarlig for servering av drikke under mandaljazz. Dette inkluderer ikke bare å sette opp og drifte bar i festivalteltet, men også å søke skjenkebevilling, bestille varer, lage meny, skaffe nok kjøleskap, lage vaktlister og ikke minst sørge for forsvarlig drift av baren mht. skjenkeloven.

Ansvarsområder

Forberedelser

• Lage meny, bestille varer og planlegge bardriften.
• Søke skjenkebevilling (Eirik, Marte og Morten har skjenkeprøven og kan være skjenkestyrer).
• Melde behov for frivillige til frivilligkoordinator, og lage vaktlister for baren (e).
• Legge inn varer med riktige priser og moms i iZettle (sette seg inn i regelverket).

Baren

• Sette opp bar i samarbeid med Sjauesjef og lage en god logistikkløsning for servering av drikke.
• Vi har pleid å bestille øl fra Nua Brygghus. Dette må gjøres i god tid i forveien.
• Sette priser og meny i samarbeid med festivalkomiteen.
• Bestille varer.
• Bestemme åpningstider i samarbeid med festivalkomiteen.
• Drive baren under festivalen.

Andre ansvarsområder

• Barsjef bør vurdere om det skal settes opp bar i bakgården. Det anbefales at dette gjøres dersom man har nok frivillige til det.
• Etter festival skal varer returneres til polet/butikk (retur).
• Levere skjenkerapport til kommunen .
• Holde kontroll på varelageret, og sørge for at alkohol er innelåst når barpersonalet ikke er til stede.
• Barpersonalet er ansvarlig for at festivalområdet og kafeen holdes rent og ryddig. Man kan for enkelhets skyld betrakte hele skjenkeområdet som en restaurant som barpersonalet har ansvar for.

Annen informasjon

Som barsjef er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Din nærmeste leder er festivalsjef, men personalansvaret hviler på styret.

Rollebeskrivelse

Billettsjefen har ansvar for iZettle (vårt betalingssystem for kortbetalinger), og salg av alle varer der, unntatt barvarer. Billettsjefen leder billettgjengen, sørger for at det er laget vaktlister, at det er nok billettører på jobb til enhver tid, har ansvar for eventuelle billettkjøp i døra og har ansvar for innslipp. Billettgjengen har publikumsansvaret under alle konserter og arrangementer.

Ansvarsområder

Forberedelser

• Sørge for at vi har nok armbånd/stempel i forskjellige farger til de ulike billettypene, og lage system på dette. Husk at rullestolbrukere med ledsagerbevis får gratis inngang til sin ledsager.
• Innkjøp: eventuelt flere armbånd + ørepropper
• Holde kontakt med frivillige i billettgjengen i forkant av festivalen og lage vaktlister tilpasset tilgjengelighet
• Legge alle varetyper (billetter, merch, mat, drikke osv.) inn med riktige priser og moms i iZettle.
• Lære opp frivillige i iZettle og validering av billetter osv.
• Sørge for at det blir satt opp billettstand og merch-butikk

Under festivalen

• Overordnet ansvar for at alle billettører møter der de skal til oppsatt tid, på flere ulike venuer
• Sørge for at billettører teller antall publikummere på hver konsert og noterer dette ned
• Selge merch og holde system på merch-beholdning
• Holde system på validering og armbånd

Annen informasjon

Som billettsjef er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Din nærmeste leder er festivalsjef, men personalansvaret hviler på styret.

Rollebeskrivelse

Frivilligkoordinatoren har et overordnet ansvar for å rekruttere frivillige til festivalen, og at de frivillige får den informasjonen de trenger og blir ivaretatt på en god måte.. Frivilligkoordinator er den første de nye frivillige på festivalen blir kontaktet av, og er på den måten frivillig-gjengens ansikt utad.

Ansvarsområder

Verve frivillige

• Lage frivillig-påmeldingsskjema og få kommunikasjonsansvarlig til å poste på nettside og sosiale medier
• Eventuelt planlegge andre poster om det å være frivillig i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig
• Legge ut post på frivillig.no og i relevante facebook-grupper for å nå nye frivillige
• Reklamerere for å være frivillig på mandaljazz hos voksenopplæringen, NAV, Norsk Folkehjelp, Røde Kors, Vågsbygd vgs., SKAP folkehøyskole og andre relevante steder. Ved behov og mulighet - dra på besøk og hold en presentasjon eller lignende.
• Finne et estimert antall frivillige som er minimum for å klare å gjennomføre festival. Dette gjøres gjerne i samarbeid med resten av komiteen.

Ønske de frivillige velkommen

• Sende ut velkomstmail til de frivillige.
• Sende ut festivalens retningslinjer og varslingsrutiner til ALLE frivillige.

Dele inn i grupper

• De frivillige ønsker seg hvilken gruppe de vil være i. Når man begynner å få inn en del påmeldinger kan frivilligkoordinator begynne å dele inn i grupper. Når en frivillig er satt i en gruppe, kommer mesteparten av informasjonen frem mot festival fra gruppeleder.
• Sende ut mail til frivillige om hvilken gruppe man er plassert i, og hvem som er gruppeleder.
• Sørge for at hver gruppe får minimum det antallet gruppelederne mener de trenger for å klare det mest nødvendige!

Sørge for trivsel

• Under selve festivalen har frivilligkoordinator det overordnede ansvaret for at alle frivillige har det bra. Det er derfor ønskelig at frivilligkoordinator er til stede flest mulig av dagene med opprigg i forkant av festivalen.
• Frivilligkoordinator har ansvar for gjennomføringen av sosiale arrangementer i opprigg-uka, men gjerne i samarbeid med festivalsjef, nestleder og matansvarlig. Dette har tidligere vært kick-off og volleyball, men ønsker man flere og/eller andre aktiviteter står frivilligkoordinator fritt til å også finne på noe nytt.
• Dersom matansvarlige ikke er tilstede alle dager i opprigg, har frivilligkoordinator ansvaret for å ordne mat til sjauere som rigger opp. Dette kan også delegeres, men frivilligkoordinator sørger for at det skjer. Frokost, lunsj og middag.

Evaluering

• Sende ut anonymt evalueringsskjema i etterkant av festival for å se hvordan de frivillige faktisk hadde det, og for å få konstruktive tilbakemeldinger til neste år

Verneombud

• Dersom verneombud ikke er tilgjengelig under festivalen, vil frivilligkoordinator vikariere i denne rollen

Annen informasjon

Som frivilligkoordinator er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Din nærmeste leder er festivalsjef, men personalansvaret hviler på styret.

Rollebeskrivelse

Kommunikasjonsansvarlig har det overordnede ansvaret for festivalens grafiske profil, markedsføring, billettsalg og kontakt med pressen. Du leder markedsgruppa og kan delegere flere ting, men står til enhver tid ansvarlig for at oppgavene utføres. Du har ansvaret for resten av de frivillige i kommunikasjonsgruppa under festivalen, og skriver vaktlister til disse. Kommunikasjonsansvarlig jobber både før, under og etter festivalen for å gjøre Mandaljazz synlig.

Ansvarsområder

Artistslipp

• I samarbeid med bookingkomiteen har kommunikasjonsansvarlig ansvar for å lage en plan for hvilke artister som slippes når. Markedssjefen utfører disse artistslippene, og det skal legges ut på alle våre kanaler samt nettside og nyhetsbrev. Det er kommunikasjonsansvarlig sin jobb å få info om billetter ut i sosiale medier og promotere salget.

Sosiale medier

• Kommunikasjonsansvarlig står utenom artistslipp ganske fritt til hva slags innhold man ønsker og kan lage til sosiale medier i månedene før festival. Men vi ønsker å være synlige månedene i forkant da vi allerede i november/desember pleier å starte det første billettsalget. Når det nærmer seg festival er det ofte mye informasjon som skal ut og man har muligheten til å selge flere billetter, så hyppigheten på poster øker nærmere og nærmere festival. Ut fra dette lager du en strategi eller fremdriftsplan på hva som postes når.
• I tillegg har kommunikasjonsansvarlig ansvar for å poste ting på etterspørsel fra de andre gruppelederne - f.eks. info om mat og meny fra matansvarlig/baransvarlig, takkepost til våre sponsorer eller påmeldingsskjema for frivillige fra frivilligkoordinator. OBS: kommunikasjonsansvarlig har ikke nødvendigvis ansvaret for å lage alt dette, og kan kreve at gruppelederen som etterspør en post på sosiale medier leverer hele eller deler av teksten som ønskes postes samt et bilde eller video.
• Kommunikasjonsansvarlig jobber tett sammen med festivalsjef og nestleder (samt resten av komiteen) for å sørge for at festivalen har en tilgjengelig og helhetlig profil som passer Mandaljazz og våre verdier, og at alles interesser blir ivaretatt. Da spesielt med tanke på å gi nok og lovet oppmerksomhet til våre sponsorer, promotere for å få tak i nok frivillige, og ellers promotere for og generere til billettsalg.

Dialog med pressen

• Kommunikasjonsansvarlig skriver pressemeldinger og sender ut til både lokal og nasjonal presse. Dette kan f.eks. sendes ut når programmet er ferdig og sluppet, eller ved andre større eller spesielle anledninger for festivalen gjennom året som kan gi festivalen positiv omtale og synlighet. Man kan gjerne henvise til festivalsjef Eirik i pressemeldingen dersom de ønsker intervju.

Vaktlister

• Kommunikasjonsansvarlig har dialog med frivillige fotografer, videofotografer og eventuelt SoMe-folk i forkant av festival, finner ut hvem som kan jobbe når, og lager en vaktliste ut fra dette.
• Dersom noen er syke eller ikke kan møte opp, har kommunikasjonsansvarlig selv ansvar for å finne noen til å steppe inn dersom det er nødvendig.

Grafikk

• Kommunikasjonsansvarlig er ansvarlig for kommunikasjon og bestilling av print fra Sjograf. Dette gjelder alt av trykk på papir.
• Kommunikasjonsansvarlig har også ansvar for at mat- og barmenyer ferdigstilles i god tid til å lage disse grafisk og bestille, samt eventuelle flyers, plakater og programblad, eller andre ting som blir etterspurt fra andre gruppeledere.
• Kommunikasjonsansvarlig er vår eneste kontaktperson til Sjograf (leverandør av trykkmaterialer).
• Kommunikasjonsansvarlig er også nærmeste kontaktperson til kommunikasjonsfirmaet WHY Connect, som er Mandaljazz sin samarbeidspartner og sponsor. De har laget en tidløs grafisk profil til oss, og sponser hvert år med hjelp og utlån av diverse utstyr.

Annen informasjon

Som kommunikasjonsansvarlig er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Dine nærmeste ledere er festivalsjef og nestleder, men personalansvaret hviler på styret.

Rollebeskrivelse

Som matsjef er du ansvarlig for servering av mat til publikum og frivillige under mandaljazz. Dette inkluderer matservering til frivillige helt fra søndagen før festivalen, til og med søndagen etter festivalen, og matsalg til artister under festivalen. Matsjefen bestemmer selv ambisjonsnivået på serveringen, men det forventes at menyen og kjøkkenet reduserer avfall, og at det fokuseres på kortreist mat, økologiske varer og matkvalitet.

Ansvarsområder

Forberedelser

• Lage meny, bestille varer og planlegge matserveringen i henhold til budsjett
• Melde behov for frivillige til frivilligkoordinator, og lage vaktlister for matserveringen
• Sørge for at man har tillatelse fra Mattilsynet og at de riktige hygienetiltakene er på plass
• Legge inn varer med riktige priser og moms i iZettle (sette seg inn i regelverket)
• Ved laging av artistmat: Motta diettlister, tidspunkter og ønsker fra artistsjef og planlegge matserveringen deretter

Servering til frivillige

• Det skal serveres frokost, lunsj og middag til frivillige daglig fra søndagen før festivalen til og med søndagen etter festivalen
• Matansvarlige har også ansvar for kaffe, snacks, vann og “forpleining” av frivillige i riggeperioden
• NB! Under selve festivalen kan enkelte måltider utgå dersom det ikke er behov
• Det åpnes for å bestille mat (take-away) eller ordne ting på andre måter enn å lage maten selv dersom det skorter på frivillige eller tid

Servering til publikum

• mandaljazz har blitt berømt for sitt gode kjøkken, og det er et ønske at dette skal videreføres, men likevel må det presiseres at det er matsjefen som bestemmer ambisjonsnivået på serveringen. Det forventes ikke at man kopierer tidligere år, og det er lov å tenke fritt om hvordan man ønsker å innrette matserveringen
• Det skal selges mat til publikum alle dager under festivalen
• Matsalget skal skje på en forsvarlig måte iht. gjeldende regler og retningslinjer
• Matsalget skal ta hensyn til økonomi, og forsøke å tjene inn penger til festivalen.

Artistmat

• Dersom matsjefen også har ansvar for artistmat, må det planlegges servering av middag til ca. 50 personer på de tidspunktene artistsjefen og matsjefen blir enige om. Typisk mellom lydprøver og konsert

Frivilligfest

• Matgjengen lager mat til frivilligfesten, og har sammen med frivilligkoordinator ansvar for å rigge i stand til frivilligfest med mat, drikke og et fint lokale

Annen informasjon

Som matsjef er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Din nærmeste leder er festivalsjef, men personalansvaret hviler på styret.

Rollebeskrivelse

Sjauesjefen har ansvaret for hele festivalområdet, og er riggeleder fra oppstarten av riggingen til alt er pakket sammen etter festivalen. Ansvaret inkluderer også å være sjef for en gjeng med sjauere, og følge opp disse. Det forutsettes deltakelse i festivalkomiteen fra mai, og forberedelser før festivalen. Som sjauesjef er det ekstra viktig at man tar ansvar for at all rigging foregår på en sikker og trygg måte iht. festivalens retningslinjer og annet lovverk som er aktuelt.

Ansvarsområder

Forberedelser

• Melde fra til frivilligkoordinator ditt behov for frivillige før og under festivalen. Du skal ikke gjøre jobben alene!
• Lage riggeplan, vaktlister og eventuelle bestillinger av utstyr og materialer.
• Sjekke lager på forhånd for å få status på hva vi trenger, hva vi har og hvor ting er

Rigge festivalområdet

• Festivaltelt ink. scene, bord, sitteplasser for publikum, gulv, amfi, bar, pynt, lys, molton.
• Bakgården, ink. pergolaer, møblering, pynt, lys, ved, skilting og sprø påfunn.
• Kaféen innendørs ink. møblering, lys, lydanlegg, pynt.
• Det er sjauesjefens ansvar å holde orden på lageret (gjelder kun riggeting), kaste ting ved behov og sørge for at alt blir oversiktlig og forsvarlig lagret fram mot neste festival.

Kontakt med samarbeidspartnere

• Sjauesjefen er den som har kontakt med, og koordinerer henting og levering av utstyr som vi låner fra eksempelvis Hr. Redaktør, riggeutstyr fra Kulturfabrikken, planter fra Aurebekk gartneri og andre.

Sjauing under festivalen

• Det er alltid behov for sjauere til å gjøre forefallende arbeid under selve festivalavviklingen, slik som rigging av stoler, omrigging pga. regn, sikring av telt, kjøring av utstyr o.l.
• Sjauesjef skal sette opp 2 sjauere hver dag under festivalen, eller sikre at dette blir gjort på en annen måte. Dersom det ikke er nok frivillige til dette, må det meldes til frivilligkoordinator. Det kan evt. innføres en egen “potet”-rolle i festivalen.
• Nedrigg sammen med teknikere lørdag kveld etter siste konsert (4 personer, edru og kvikke).

Det gjøres oppmerksom på at listen over arbeidsoppgaver ikke er uttømmende, og at det overordnede ansvaret for området hviler på sjauesjefen.

Annen informasjon

Som sjauesjef er du medlem av festivalkomiteen, med de fordeler og ansvar det medfører (sosiale arrangementer, seminarer, kurs, planleggingstimer), og du er ansvarlig for en gruppe på festivalen. Det betyr at du har en lederstilling i festivalen, og det forventes at man følger festivalens retningslinjer og er en ansvarlig sjef.

Din nærmeste leder er festivalsjef, men personalansvaret hviler på styret.